Die Haager Apostille ist eine internationale Beglaubigungsform gemäß dem Haager Übereinkommen von 1961. Sie dient zur Beglaubigung von Urkunden, die im Ausland verwendet werden und hat die Funktion, die Echtheit der Urkunden zu beweisen, damit diese im Ausland entsprechende rechtliche Wirksamkeit besitzen. Die Haager Apostille beglaubigt nicht den Inhalt der beglaubigten Urkunde, sondern lediglich die Echtheit der Unterschrift und die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat.

Am 8. März 2023 trat China dem „Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation“ (Apostilleübereinkommen) bei. Am 7. November trat das Übereinkommen in China in Kraft. Seit diesem Tag gibt China Apostillen aus und Dokumente mit angefügter Apostille können in allen Vertragsstaaten des Übereinkommens ohne Legalisation verwendet werden.

Zwischen China und Nicht-Vertragsstaaten des Übereinkommens wird weiterhin das ursprüngliche Verfahren der Legalisation angewendet.

https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/full-text/?cid=41

Eine Apostille ist eine formalisierte Beglaubigung, die zwischen den Vertragsstaaten des Apostilleübereinkommens angewandt wird und die traditionelle Legalisation ersetzt. Sobald eine Urkunde mit einer Apostille versehen ist, kann sie ohne weitere Beglaubigungsverfahren zwischen den Vertragsstaaten des Übereinkommens frei zirkulieren.

Das Apostilleübereinkommen stellt strenge Anforderungen an die Form der Apostille, die in der Regel zehn Elemente umfasst:

1. Ausstellungsland;

2. Name der Person, welche die zugehörige Urkunde unterschrieben hat;

3. Eigenschaft der Person des Unterzeichners;

4. Informationen mit welchem Stempel/Siegel die Urkunde versehen wurde;

5. Ort der Bestätigung;

6. Datum;

7. Bestätigende Stelle;

8. Nummer der Apostille;

9. Stempel/Siegel der bestätigenden Stelle;

10. Unterschrift.

Zudem wird die Apostille zur Erleichterung der Verwendung von öffentlichen Urkunden im Ausland in der Regel in zwei oder drei Sprachen, darunter Englisch, Französisch und der nationalen Sprache, verfasst, um ihre Akzeptanz zu erhöhen.

http://hcch.e-vision.nl/index_en.php?act=conventions.status&cid=41

Die Haager Apostille für geschäftliche Dokumente umfasst Eintragungszertifikate, Rechtspersönlichkeitsnachweise, Vereinbarungen, Verträge, Vollmachten, Erklärungen, Bescheinigungen, Ernennungsurkunden, Markenzertifikate, Vermögensnachweise, Kreditwürdigkeitsnachweise, Informationen zu Vorstandsmitgliedern, Informationen zu Aktionären, Gesellschaftsstatuten, Sitzungsprotokolle, Firmenumbenennungsdokumente, Quittungen, Ursprungszeugnisse, Zolldeklarationen, Produktzertifikate, Produktbeschreibungen und andere Unternehmensdokumente.

Wahl des Notars:

Notar: Kann die Echtheit von Dokumenten notarisieren. Es müssen die Originaldokumente und Identitätsnachweise (Reisepass, Führerschein usw.) mitgebracht werden.

Rechtsanwaltsprüfung: Einige Länder verlangen, dass geschäftliche Dokumente von lizenzierten Anwälten beglaubigt werden.

Dokumente einreichen: Die relevanten Dokumente an den Notar übermitteln.

Prüfung und Notarisierung: Der Notar überprüft die Echtheit der Dokumente und bringt den Notarstempel an.

Vorlage der notarisierten Urkunden und einer Kopie des Reisepasses bei der zuständigen Behörde oder Einsendung per Post: Die notarisierten Urkunden an die Behörde übermitteln, die für die Ausstellung der Haager Apostille zuständig ist.

Prüfung und Beglaubigung: Die Behörde prüft die Urkunden und fügt nach erfolgreicher Prüfung die Haager Apostille hinzu.

Abholung der beglaubigten Dokumente: Nach Abschluss der Beglaubigung können die mit der Haager Apostille versehenen Dokumente abgeholt werden.

Die Dauer des gesamten Verfahrens hängt von den spezifischen Vorschriften der einzelnen Länder ab. In der Regel dauert es von der Notarisierung bis zur Erlangung der Haager Apostille etwa fünf bis zehn Arbeitstage. Für bestimmte Länder oder dringende Fälle kann ein Expressservice angeboten werden, für den in der Regel zusätzliche Kosten anfallen.